Herramientas Ofimáticas
¿Que es Ofimática?
La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y mática (informática).
En referencia a lo anterior, la estructura ofimática abarca desde computadoras, impresoras, escáneres conectados mediante una red de área local hasta teléfonos y equipos de fax.
Las herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder, guardar todas las informaciones necesarias en una oficina. Las herramientas de ofimática son: procesamiento de texto, base de datos, hojas de cálculo, programas de correo electrónico, suite ofimática, calculadora, agendas, entre otros programas.
Asimismo, suite ofimática o paquete ofimático es la compilación o el conjunto de programas informáticos que son de uso frecuente en las oficinas con el fin de editar textos, realizar presentaciones, realizar cálculos, es decir, facilita el proceso y permite realizar un buen trabajo. En la actualidad, el paquete ofimático más dominante en el mercado es el de Microsoft Office que goza de sus propios formatos para cada uno de sus programas.
La ofimática se desarrolla en la década de los 70, en virtud de la evolución de los equipos electrónicos que comienzan a incluir microprocesadores, reemplazando los métodos y herramientas antiguas por las más modernas, por ejemplo, la máquina de escribir se sustituye por computadoras y sus procesadores de texto.
Tipos de Herramientas Ofimáticas
1.1 WORD.
Word es una a aplicación sumamente poderosa que permite la redacción e impresión de varios tipos de trabajos escritos. En particular posee facilidades que permiten:
• Utilizar diferentes tipos de letras.
• Utilizar diferentes tipos de letras.
• Establecer márgenes
• Guardar documentos en disco
• Recuperar documentos previamente realizados CON WORD
• Revisar la ortografía de un documento
• Crear tablas, gráficos, dibujos, etc.
Se utiliza para la elaboración de cartas, fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario.
1.2 EXCEL.
Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO. Que le permite organizar y realizar cálculos sobre datos de diversa índole. Los valores pueden disponerse en diferentes posiciones, que reciben el nombre de celdas , y relacionarse por medio de formulas.
A manera de ejemplo, se lista a continuación varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:
• Presentación de presupuestos.
• Conciliación de cuentas bancarias.
• Elaboración de facturas.
• Cálculos de impuestos.
• Mantenimiento de un directorio telefónico.
• Control del resultado de las evaluaciones de los aprendices de un curso universitario.
1.3 POWERPOINT.
La dinámica laboral hoy en día exige que varios niveles de una empresa o corporación estén informados constante mente de resultados, proyectos. En busca de esta información se convocan a reuniones por departamento, división…Para los gerentes, jefes y demás empleados es más fácil apoyarse de ayudas audiovisuales que facilitan su exposición y para ello se necesitan diapositivas que apoyen la presentación de los expositores.
PowerPoint dispone de tres elementos básicos para la elaboración de de cualquier presentación:
• Objetivos.
• Diapositivas.
• Presentaciones.
Objetivos.
Son por decirlo de una forma, la materia prima para elaborar una presentación. Por lo general corresponden a dibujos básicos como líneas, círculos, polígonos o secuencias de texto, aunque también incluyen graficas, organigramas, tablas, etc.
Diapositivas.
Son una colección de objetos.
Presentaciones.
No es más que una secuencia ordenada de diapositivas. Las diapositivas conforman un a presentación pueden ser impresas o reproducidas directamente por el computador.
1.4 ACCESS.
Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
1.5 OUTLOOK.
Administra su CORREO electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.
. Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina, para afirmarse de igual forma en el hogar, en los estudios y en el ocio. Ya sea una ama de casa, un empresario, un escolar o universitario, una secretaria, un comerciante, o se encuentre retirado; las múltiples funciones le aran la vida mas fácil a la hora de comunicarse.
OFIMATICA EN LINEA
Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.
La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz porla red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa se popularizaron.
SOFTWARE OFIMÁTICO OPEN OFFICE
Es una suite ofimática libre es decir, de código abierto y distribución gratuita que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos. Está disponible para varias plataformas, tales como Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Soporta numerosos formatos de archivo, incluyendo como predeterminado el formato estándar ISO/IEC OpenDocument (ODF), entre otros formatos comunes, así como también soporta más de 110 idiomas.
El proyecto y el programa son denominados «Open Office» de forma informal, aunque «OpenOffice.org» es el nombre oficial completo, ya que la denominación open office es una marca registrada en posesión de otra empresa.
- Finalidad con la que fue creada:
Sus objetivos fueron: mejorar la interoperatibilidad con Microsoft Office; mejor rendimiento, con una mejora en la velocidad y un menor uso de memoria; mayores funcionalidades de scripting; mejor integración, en particular con GNOME; una interfaz con facilidades de búsqueda y uso de base de datos para crear informes, formularios y consultas; una nueva base de datos SQL integrada; una usabilidad mejorada.- APLICACIONES OFIMATICAS
Las aplicaciones incluidas en la suite ofimática OpenOffice.org son las siguientes:- Writer: OpenOffice.org Writer es el procesador de textos de la suite ofimática. Writer permite exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin software adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como un editor WYSIWYG para crear y editar páginas web.
- Calc: OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Calc ofrece una serie de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario. Calc también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF.
Impress: OpenOffice.org Impress es un programa de presentación similar a Microsoft PowerPoint o Keynote de Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se reproduzca en cualquier computadora con un reproductor de Flash instalado. También incluye la capacidad de crear archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint (ppt). Su formato original es ODP.- Base: OpenOffice.org Base es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. OpenOffice.org Base permite la creación y manejo de bases de datos, elaboración de formularios e informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos. Al igual que Microsoft Access, es capaz de trabajar como un front-end para diversos sistemas de bases de datos tales como el de Access (JET), fuente de datos ODBC y MySQL/PostgreSQL. Base está disponible desde la versión 2.0.
- Draw: OpenOffice.org Draw es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación, similar a Microsoft Visión y comparable en características a las primeras versiones de CorelDRAW. Ofrece «conectores» entre las formas, que están disponibles en una gama de estilos de línea y facilitan la construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene características similares a la edición de software de escritorio como Scribus y Microsoft Publisher. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estándar SVG.
- Math: OpenOffice.org Math es una aplicación diseñada para la creación y edición de fórmulas matemáticas. La aplicación utiliza un lenguaje de marcado para crear las fórmulas. Dichas fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer; permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como objetos OLE. Math soporta múltiples fuentes y puede exportar fórmulas a los formatos de archivo ODF, PDF o MathML.
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